الطريقة الصحيحة لكتابة المراسلات الإدارية بقطاع التعليم

الطريقة الصحيحة لكتابة المراسلات الإدارية بقطاع التعليم

   

  التراسل الإداري

La correspondance administrative

يمكن تحميل عرض مفصل باوربوينت اسفل هذا  الموضوع

  – تعريف التراسل :  1

E   التراسل عملية تفاعلية تحقق الاتصال بين طرفين يكون أحدهما مرسل يصدر خطابات وإشارات وأفكار أو أية رموز أخرى والطرف الثاني هو المرسل إليه ، يقوم باستقبال تلك الخطابات

E  و فرزها و فهم محتواها.

  - أهمية التراسل 2

E       تتجلى هذه الأهمية في :
 - تجسيد الوظيفة الأساسية للإدارة المتمثلة في أنها وجدت لخدمة المواطنين   والمصلحة العامة.
 - إخبار المواطنين بحقوقهم بجعل المعلومات والمعطيات المتعلقة بأنشطة المرفق   العام رهن إشارتهم .
 - تدعيم آليات الإشراك والتشاور بين مختلف الهياكل قبل اتخاذ أي قرارات .
 - توفير معلومات حول الخدمات الإدارية.

  – القواعد العامة للتراسل الإداري 3

E     يتم التراسل بين الإدارة و الموظفين وفي ما بين الإدارات والمؤسسات وفق نظام دقيق، ينبغي على الموظف أن يطلع عليه و يحترم قواعده و إلا تعرضت مصالحه للضياع والإهمال.

  1 -احترام السلم ”أو التسلسل الإداري“

E          ينبغي أن توجه المراسلات دوما إلى السلطة المكلفة أو المختصة مع شرط مرورها عبر الإدارات و المؤسسات الوسيطة. فالأستاذ أو الحارس العام أو الناظر أو المقتصد ... وكل موظف بمؤسسة تعليمية أراد أن يبعث رسالة إلى إدارة مركزية أو أكاديمية، عليه أن يراسل المصلحة أو القسم المعني بعد ذكر السيد الوزير و الإدارات الوسيطة بالتنازل، بينما تذكر بالتصاعد الجهات التي ستمر عبرها الرسالة. و حتى يتم التأكد من صحة التسلسل الإداري في المراسلة، يستحسن الاعتماد على هيكل الوزارة المعمول به.

E         و من جهة أخرى، يمنع على أية مؤسسة أو شخص اعتباري أن يراسل سفارة بشكل مباشر إذ لا بد من مرور الرسالة عبر السلم الإداري. بل لقد أصبح التراسل بين مدرستين أو ثانويتين مثلا، يخضع لمروره عبر نيابة التعليم، تجنبا للخلط، و تحريا للدقة و  الضبط.

  2- الاسم المعنوي:

E    توجه الرسالة إلى المسؤول المعني بصفته الإدارية، دون اللجوء إلى ذكر اسمه الشخصي لان الرسالة ذات طابع إداري تبعث من المعني بالأمر باعتباره شخصا معنويا إلى الجهة المختصة ذاتها، بغض النظر عن أسماء الموظفين العاملين بها.

  3- الحمدلة والبسملة :

E    انسجاما مع المبادئ الإسلامية في التعامل والكتابة، ومع الأحاديث النبوية الشريفة، فان البدء ب "بسم الله الرحمان الرحيم" أو " الحمد لله وحده" من الأخلاق الإسلامية، فكل عمل لا يبدأ باسم الله فهو ابتر.

E    و يستحسن الاحتفاظ بهذه الميزة في جميع المراسلات، وان تتوسط أعلى الورقة الأولى للرسالة.

  4- وضوح الخط :

E    قد تتعرض الرسالة للإهمال والضياع بسبب رداءة الخط أو عدم وضوحه، بحيث تتعذر قراءة أو فهم مضمون الرسالة. لذا لابد من إجادة الخط في المراسلات، وقد يلجأ من أجل ذلك إلى الكتابة بالآلة الكاتبة أو بالحاسوب تحريا الوضوح والجلاء.

  6- التاريخ (الهجري و الميلادي)

E     يكتب مكان و تاريخ الإرسال في أعلى الصفحة الأولى على اليسار، و لهذه المعلومات أهمية واضحة، باعتبار الرسالة مرتبطة بتاريخ أو اجل، كما أن مكان الإرسال يعطي صورة عن طبيعة التعامل مع الرسالة على مستوى التاريخ والأجل والظروف...

  8- الموضوع :

E    لصياغة الموضوع ينبغي مراعاة الدقة والتركيز والوضوح، بحيث تكون العبارة اقصر ما يمكن، وفي الوقت نفسه تعطي فكرة عن محتوى الرسالة – مثال ذلك: طلب انتقال، طلب تعويضات عائلية، طلب استقالة، طلب تصحيح الخدمات . و هذا ينبغي ألا تشتمل الرسالة إلا على موضوع واحد، ويكتب الرأس على اليمين بعد المرسل إليه.

  9- المرجع :

E    يقصد به جميع المستندات والوثائق والقرائن التي يستند إليها المرسل كلا أو بعضا، يدونها تحت عنوان "المرجع" أسفل الموضوع مباشرة. والإشارة إلى المرجع تعطي لموضوع الرسالة حجية و مصداقية.

  11- شخصية الرسالة:

E    تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي، فردي لا جماعي، ولو كان الموضوع يهم أكثر من شخص، بحيث يكتب كل شخص رسالة بمفرده.

  12- الأوراق:

E   تكتب الرسالة في أوراق بيضاء أو وزارية من حجم (21x27 سم) أو (29,7 x 21) .

  13- الصياغة

     يكتسي أسلوب الرسالة الإدارية طابعا خاصا، إذ ينبغي أن تراعى فيه خصائص عدة منها:

E      البساطة والوضوح: بحيث يستحسن تجنب استعمال عبارات شاذة أو مهجورة .

E      التركيز : إن الإطناب في المراسلة الإدارية يفقدها الدقة و سرعة الأداء، فلا يسوغ أن تكتب رسالة في صفحة أو أكثر حول موضوع عادي يتعلق مثلا بطلب تعويضات أو تسوية وضعية فكلما كانت الرسالة قصيرة وواضحة، سهل على المكلفين استيعابها، و اتخاذ القرار المناسب إزاءها.

E      الأسلوب الإداري : ينبغي أن يكون لبقا، تستعمل فيه عبارات من الرصيد اللغوي الإداري، مع تجنب العبارات الأدبية والعاطفية و السجع، و ضرب الأمثال أو الأمثلة، مهما كان الموضوع التماسا، أو طعنا إداريا أو شكوى أو طلبا أو توضيحيا...

  15 – الاختتام :

E    تختم الرسالة بكلمة "والسلام" دون استعمال أساليب التحيات المتداولة في المراسلات الشخصية بين الناس.

  16- التوقيع :

E    توقع جميع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (وهو كتابة الاسم والنسب) ، و توقيع مغلق (وهو الإمضاء الخاص بكل شخص) .

  17- المرفقات :

E     قد يلجأ المرسل إلى إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات، عليه أن يشير إلى ذلك في أسفل الرسالة على اليمين تحت كلمة: "المرفقات"، مع ذكر عدد كل منها إذا كان أكثر من واحد.

نماذج لجميع المراسلات و الطلبات داخل قطاع التعليم بالمغرب جاهزة للتحميل

تحميل البحث بصيغة ppt اضغط هنا